1. Tapahtuman tavoitteiden määrittäminen

Kun suunnittelet yritystapahtumaa, on tärkeää aloittaa tavoitteiden määrittämisestä. Jokaisella tapahtumalla tulisi olla selkeät ja konkreettiset päämäärät, jotka auttavat meitä Red Eventsissä suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtuman menestyksekkäästi. Tapahtuman tavoitteet voivat vaihdella esimerkiksi myynnin kasvattamisesta, uusien asiakkaiden houkuttelemisesta tai brändimielikuvan vahvistamisesta. Kun tiedämme selkeästi tavoitteet, pystymme suunnittelemaan tapahtumakokonaisuuden ja valitsemaan oikeat toimenpiteet niiden saavuttamiseksi.

Ensimmäinen askel tavoitteiden määrittämisessä on ymmärtää asiakkaamme tarpeet, toiveet ja odotukset tapahtumaa kohtaan. Haluammeko esimerkiksi luoda yhteisöllisyyttä ja verkostoitumismahdollisuuksia asiakkaillemme tai lanseerata uuden tuotteen markkinoille? Kun ymmärrämme kohderyhmämme ja heidän tarpeensa, voimme luoda tapahtuman, joka vastaa näihin odotuksiin. Me Red Eventsissä kannustamme vuoropuheluun asiakkaidemme kanssa ja pyrimme aina tuomaan tapahtumien suunnitteluun heidän näkemyksensä ja ideansa.

 2. Oikean tapahtumapaikan valinta

Tapahtumapaikan valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, joita tapahtumajärjestäjä tekee. Oikean tapahtumapaikan löytäminen vaatii huolellista harkintaa ja se tulisi tehdä yhdessä asiakkaamme kanssa. Red Eventsissä tiedämme, että tapahtumapaikalla on suuri merkitys tapahtuman onnistumiselle.

Kun valitsemme tapahtumapaikkaa, otamme huomioon useita tekijöitä. Ensisijaisesti tarkastelemme tapahtuman luonnetta ja mitä tavoitteemme ovat. Tarvitsemmeko tilaa messuosastoille tai luentosalille? Onko ulkotila tärkeä tai tarvitsemmeko tietynlaista lavarakennelmaa? Varmistamme myös, että tapahtumapaikalla on riittävästi parkkitilaa tai julkisen liikenteen yhteydet ovat hyvät. Asiakkaittemme turvallisuus ja mukavuus ovat aina etusijalla.

 3. Ammattitaitoisen tapahtumahenkilökunnan vuokraus

Yritystapahtuman henkilökunta on tapahtuman onnistumisen kannalta ratkaisevan tärkeä tekijä. Red Eventsissä panostamme laadukkaaseen ja ammattitaitoiseen tapahtumahenkilökuntaan, joka pystyy toteuttamaan tapahtuman tavoitteet ja tarjoamaan asiakkaillemme parhaan mahdollisen kokemuksen.

Henkilöstövuokrauksessa keskitymme tarpeisiinne ja valitsemme henkilökunnan sen mukaan, millaista osaamista ja persoonallisuutta tapahtuma vaatii. Meillä on käytössämme monipuolinen verkosto iloisia ja ammattitaitoisia tapahtuma- ja promootiohenkilöitä ympäri Suomen. Tapahtumahenkilökuntamme on valmiina myymään, maistattamaan ja esittelemään erilaisia tuotteita sekä palveluita. Asiakaspalveluosaamisemme on vankalla pohjalla ja kykenemme vastaamaan erilaisiin tilanteisiin ammattitaidolla.

 4. Tapahtuman markkinointi ja tiedotus

Tapahtuman markkinointi ja tiedotus ovat elintärkeitä, jotta saavutamme tapahtuman tavoitteet ja saamme asiakkaat paikalle. Red Eventsissä tiedämme, että markkinointisuunnittelulla on suuri merkitys tapahtuman näkyvyydelle ja osallistujamäärille.

Käytämme hyväksi monikanavaista viestintää ja valitsemme markkinointikanavat tapahtuman luonteen mukaan. Näihin kanaviin kuuluvat esimerkiksi some-kanavat, sähköpostimarkkinointi, hakusanamainonta, bannerit ja mainokset eri verkkosivustoilla. Panostamme myös tapahtuman sisäiseen tiedottamiseen varmistaaksemme, että osallistujat saavat riittävästi tietoa tapahtumasta ennen sen alkua.

 5. Tapahtuman seuranta ja jälkimarkkinointi

Tapahtuman seuranta ja jälkimarkkinointi ovat yhtä tärkeitä kuin itse tapahtuman suunnittelu ja toteutus. Red Eventsissä tiedämme, että asiakkaidemme tyytyväisyys tapahtumamme jälkeen on meille ensisijaisen tärkeää. Lisäksi haluamme oppia ja kehittyä jatkuvasti.

Keräämme tapahtumasta palautetta asiakkailtamme ja käytämme sitä hyväksi tulevien tapahtumien suunnittelussa. Analysoimme tapahtuman onnistumista ja vertaamme sitä asetettuihin tavoitteisiin. Pohdimme myös, mitä voisimme tehdä toisin ja parantaa tapahtuman osallistujakokemusta. Jälkimarkkinoinnilla pidämme yhteyttä tapahtumaan osallistuneisiin ja pidämme heidät ajan tasalla tulevista tapahtumistamme. Tyytyväiset asiakkaat palaavat luoksemme uudelleen ja suosittelevat meitä muillekin.

Näillä ohjeilla autamme tapahtumajärjestäjiä suunnittelemaan ja toteuttamaan onnistuneita yritystapahtumia. Olemme Red Eventsissä sitoutuneita tarjoamaan parasta mahdollista tapahtumapalvelua ja henkilöstövuokrausta yrityksillenne. Ota rohkeasti yhteyttä, niin rakennamme yhdessä unohtumattoman tapahtuman!

Lisätietoja:

Red Events Oy

 

Aiheeseen liittyvät artikkelit